組織づくり・運営

本編 03-09

記録のとり方   

  1. 個々の会合での記録は、会合の成果をみんなで共有するため
  2. 活動が一区切りした時点での記録は、自らの活動を振り返り、広く発信するため

個々の会合での記録:決まったことは何かが大切

・協議会・委員会を開催する場合、会合の内容を記録することは大切です。記録がないと、決まったことが何かも人によってまちまちになりがちですし、次の会合でまた一から話し合いということにもなりかねません。

・しかし、記録を取るときに陥りがちな失敗が、几帳面な議事録をとろうとしすぎて書記役の人に過大な負担をかけてしまうケース、反対にざっくばらんに気楽に話し合おうとするあまり記録を全くとらないケースなどです。

・会合の記録で大切なのは、話し合いの結論とそこへ至る経過(おおむねこんな意見が出されてこう決まった)です。会合の「結果要旨」程度に考え、負担にならないようにしましょう。

・話し合いをしながらの記録(ファシリテーショングラフィック:ホワイトボードや模造紙に、書記役が発言要旨・結論を「板書」しながら話し合うこと)は、会合自体の効率、その後の記録作成(後日そのまままとめればよい)などの面でたいへん効果的です。


活動が一区切りしたら、活動記録をまとめましょう

・防犯まちづくりを続けて1~2年なり経過して一段落したら、活動記録をまとめ広く発信してみましょう。

・活動記録は難しく考えずに、写真や資料、年譜などのまとめ、活動参加者の感想あるいは参加者の簡単なアンケート結果程度からはじめたらどうでしょう。


活動記録にはこんな効果が期待できます!

活動を振り返り、新たな課題を探る

活動経過や成果のまとめは、自らの活動を振り返り、新たな課題を探ることにもつながります。


活動を地域に定着させる

「うちのまちはこんなことやってたのか」・・・地域の人々に改めて知らせることで、活動の活発化にもつながります。


外部からの視点を取り入れる

活動記録を通じて外部へ発信することは、外部からの評価も寄せられることになり、自らの活動の位置を確認することができます。また、新たな展開のための知恵や人材を得ることができるかもしれません。

ヒントとガイド

  • はじめに
  • 子どもの成長と安全
  • 地域の問題をつかむ
  • 組織づくり・運営
  • 計画づくり
  • 防犯からまちづくりへ
  • 活動をふくらませる
  • 担い手をつなげる
  • 情報の共有
  • 取組みの評価と改善

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